【ライター講座】2つのキーを押すだけ! 「改ページ」機能で文章がスッキリ

みなさんはマイクロソフト「Office」のワードの「改ページ」機能をご存知ですか?

「知ってる」という方は当然この先を読む必要はありません。「知らない」という方、そして「何それ?」という方、ぜひご覧ください。この「改ページ」機能を利用していないだけで「ワードに慣れていない人=仕事ができない人」というレッテルを貼られることだってあるのですから! とても大事なテクニックです。

こんにちは。海外書き人クラブお世話係の柳沢有紀夫です。

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たとえば「複数の企画を出すとき、二つ目以降の企画は次のページの冒頭からスタートさせたい」と考えることが多いと思います。海外書き人クラブでも会員に企画出しをしてもらうときにそうしています。次のページに飛ばさず、ダラダラと書かれても見にくいからです。

ライターに限らず、会社で企画を複数出すときも同じだと思います。

ところがこのとき「改行を何度も続けて次のページの冒頭にたどりつく」という手法をとる人が意外と多いです。そうするとこんな感じになります。

 

「改行」を繰り返したワード文書

赤い楕円で囲んだところにご注目ください。「改行マークの連発」が表示されていますよね。

上記のサンプルのように4行くらいだと、それほど気にはならないかもしれませんが、たとえば10行以上この改行マークが連なるとものすごくダサい印象を受けます。転じて「仕事もスマートにできない人」と受け取られかねません。

一方……。

「改ページ」機能を使ったワード文書

上記の赤い楕円の部分をご覧ください。こんな風に「改行マークの連続」が表示されていないとスッキリして見えるばかりか、「ちゃんとワードを使いこなしている人⇒仕事もスマートにできる人」という印象を相手に与えることもできます。

まあ、あくまでも「印象」でしかないのですが。とはいえ第一印象で「デキる人」と「ダメな人」のどちらに思われたほうが得かというと明らかに前者ですよね。

ではどうやったら「改行マークの連続」でなくすることができるのでしょうか

ものすごくカンタンです!

「改行」するときは「Enter↵」キーを押しますよね? 「改ページ」の際は「Shift⇧」または「Ctrl」キーを押さえながら「Enter↵」キー押すだけです。

たったこれだけでスッキリと「改ページ」ができて、仕事もデキる印象を与えることが可能になります。

今まで使っていなかったみなさん、ぜひ利用してみてください。

(文 柳沢有紀夫)

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